Mitarbeiter verweigern, die Verpflichtungserklärung zu unterschreiben

Wir haben bereits in einem früheren Artikel darauf hingewiesen, dass der Verantwortliche seine Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichten muss. Doch was soll geschehen, wenn ein Mitarbeiter seine Unterschrift verweigert?

Zunächst wollen wir kurz die Verpflichtung erläutern, denn nur wer darüber Kenntnis hat, kann den Mitarbeitern das „Warum“ erklären und Vertrauen schaffen. Dann beleuchten wir differenziert die arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Konsequenzen.

Warum eine Verpflichtungserklärung auf den Datenschutz?

Die Verantwortlichen für den Datenschutz (Arbeitgeber) müssen dafür Sorge tragen, dass sämtliche Mitarbeiter (Arbeitnehmer), die personenbezogene Daten verarbeiten, auf den Datenschutz verpflichtet werden. Diese Pflicht folgt aus der Weisungs­ge­bun­denheit der Arbeitnehmer im Daten­schutz (Art. 29 DSGVO) und der ergän­zenden Pflicht des Arbeit­gebers sicher­zu­stellen, dass Arbeitnehmer nur nach Anweisung mit perso­nen­be­zo­genen Daten umgehen (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Es ist auch schlicht logisch, dass ein Arbeitgeber als Verantwortlicher nur dann datenschutzkonform seine (Dient-) Leistungen anbieten kann, wenn alle Mitarbeiter ebenfalls die Datenschutzregeln einhalten.

Alle im Unternehmen müssen an einem Strang ziehen.

Wozu wird verpflichtet?

Grob gesagt verpflichten sich die Mitarbeiter, die Regeln des Datenschutzes einzuhalten, die auch für den Verantwortlichen/Arbeitgeber gelten. Allerdings sollte es für die Arbeitnehmer nicht so grob formuliert werden. Es sollte ihnen schon genau erläutert werden, welche Recht und Pflichten es gibt. Es können Beispiele für das konkrete Unternehmen benannt werden. Damit die Übersichtlichkeit nicht leidet, bietet es sich an, die eigentliche Verpflichtungserklärung und die Hinweise in einem Merkblatt zu teilen. Mit den Mitarbeitern wird das Merkblatt durchgesprochen und anschließend unterschreiben die Mitarbeiter die Erklärung.

Warum sollen Mitarbeiter etwas unterschreiben?

Mit der geforderten Unterschrift beginnen die Probleme. Manche Mitarbeiter misstrauen dem Unternehmen und fürchten sich vor zusätzlichen Verpflichtungen.

Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass die Verpflichtungen auf den Datenschutz zwingend vom Unternehmen vorgegeben ist. Die Unterschrift ist reine „Formsache“.

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form für die Verpflichtungserklärung vor. Sie kann auch mündlich erfolgen. Es ist auch nicht erforderlich, dass Mitarbeiter dieser Erklärung „zustimmen“. Es handelt sich nicht um einen zweiseitigen Vertrag, den ein Mitarbeiter ablehnen kann. Die Verpflichtung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers, die nur bei dem Arbeitnehmer zugehen muss. Und genau der Zugang ist der Grund für die oft geforderte Unterschrift der Arbeitnehmer. Dies ist eine reine Beweissicherung für den Arbeitgeber, dass die Verpflichtungserklärung bei dem Arbeitnehmer angekommen ist. Allerdings empfehlen insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörden, sich den Nachweis schriftlich geben zu lassen.

Was tun mit Mitarbeitern, die die Unterschrift verweigern?

Jetzt sind die Grundlagen geklärt und der erste Schritt ist, wenn Mitarbeiter die Unterschrift verweigern, ihnen diese Grundlagen zu erläutern. Es muss klargestellt werden, dass die Verpflichtung eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers ist und die Arbeitnehmer keine zusätzliche Verpflichtung eingehen, die sie nicht sowieso haben. Denn es muss den Arbeitnehmern deutlich werden, dass nur die beschäftigt werden können, die sich an die allgemein gültigen Regeln halten.

Im zweiten Schritt wäre zu empfehlen, den Arbeitnehmern ein Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten zu führen. Möglicherweise ist mehr Vertrauen in ein „Amt“, welches letztlich sogar die Chefetage kontrolliert.

Die Unterschrift ist nur ein Beweis, keine Begründung zu einer Pflicht. Kommt ein anderer Beweis in Frage?

Besteht kann weiterhin die Weigerung zur Unterschrift ist für den Arbeitgeber zu differenzieren. Da die Unterschrift nur dem Beweis für den Arbeitgeber dienen soll, dass die Erklärung gegenüber dem Arbeitnehmer abgegeben und vom Arbeitnehmer entgegengenommen wurde, ist grundsätzlich auch eine andere Form des Beweises möglich. So könnte dokumentiert werden, dass die die Erklärung im Rahmen einer Schulung abgegeben wurde, bei der die Teilnehmer durch Anwesenheitsliste identifizierbar sind. Oder der Arbeitgeber erklärt gegenüber dem Arbeitnehmer im Beisein eines Zeugen die Verpflichtung.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen den Verweigerern. Notfalls die Kündigung.

Wenn alternative Beweise nicht in Frage kommen, dann bleiben nur arbeitsrechtliche Konsequenzen. Denn ein Arbeitnehmer, der den Erhalt der Erklärung zur Verschwiegenheit nicht bestätigt, kann und darf nicht in Bereichen beschäftigt werden, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben. Es wäre also eine Versetzung zu prüfen. Ist auch das nicht möglich, müsste der Arbeitgeber mit einer formellen Abmahnung reagieren und in letzter Konsequenz auch eine Kündigung prüfen.

Es erscheint unverhältnismäßig, einen Arbeitnehmer zu kündigen, der am Ende nur einen Beweis vereitelt. Aber als Arbeitsgeber ist die Gegenfrage zu stellen, was passieren wird, wenn es zum Beispiel zu einer Datenpanne bei diesem Arbeitnehmer kommt. Der Arbeitnehmer könnte sich darauf berufen, er habe nie eine Verschwiegenheitsverpflichtung erhalten. Allein das ist schon Bußgeldbewehrt. Dies muss der Arbeitgeber abwägen.

Mit sorgfältiger Information und dem nötigen Vertrauen sollte es aber nie soweit kommen, dass der Arbeitgeber ein Bußgeld riskiert.