Microsoft 365 und kein Ende

Darf ein Unternehmen noch Microsoft 365 einsetzen? Diese Frage kommt auf, wenn man Äußerungen der Datenschutzkonferenz zu diesem Thema oberflächlich liest.

Der Wegfall des U.S. Privacy Shields hat erhebliche Auswirkungen auf die Produkte von Microsoft aus dem Bereich Microsoft 365 (früher Office 365). Es handelt sich – je nach gebuchter Version – um ein Softwareabonnement für verschiedene Office-Produkte. Dabei haben die Produkte Word, Excel und Outlook gerade in Unternehmen einen enormen Verbreitungsgrad. Doch statt der klassischen Methode, die Produkte auf dem eigenen PC zu installieren, geht Microsoft 365 einen Schritt weiter und bietet eine Nutzung der Produkte über das Internet an. In der Regel werden dann die verarbeiteten Dateien ebenfalls online in Rechenzentren des Unternehmens Microsoft gespeichert. Sind in den Dateien personenbezogene Daten (Anschriften, Kundendaten, Rechnungsdaten, etc.), dann liegt eine Verarbeitung vor. Dabei ist es derzeit (Stand 01.12.2020) nicht möglich, den genauen Ort der Datenspeicherung zu bestimmen. So landen viele Dokumente in Rechenzentren in den U.S.A.

Software, die über das Internet angeboten wird und auch die Daten „im Internet“ abspeichert, wird gern als Cloud-Anwendung bezeichnet. Dazu werden die Office-Produkte, wenn diese Art der Anwendung genutzt wird. Und nur dies hat sich die Datenschutzkonferenz zur Prüfung vorgenommen. Gegenstand waren die Online-Terms-of-Service (OTS), die Microsoft den Benutzern vorlegt. Diese sind aus Sicht der europäischen Datenschützer unzureichend und entsprechen nicht den Vorgaben aus der DSGVO. Einstimmig war kam der Beschluss der Datenschutzkonferenz nicht zustande. Innerhalb der deutschen Datenschützer sind verschiedene Meinungen vorhanden. Das ist nichts Neues. Entscheidend aber ist, dass mit dem Beschluss kein „Verbot“ zu sehen ist. Insbesondere einzelne Bundesländer weisen darauf hin, dass die Datenschutzkonferenz nur den IST-Zustand feststellt, um anschließend im Dialog mit Microsoft zu positiven Veränderungen zu kommen. Ein Ende ist noch nicht abzusehen.

Wie wirkt sich der Streit auf Ihr Unternehmen aus?

Die Nutzung von Microsoft 365 in der reinen online-Variante ist tatsächlich aus aktueller Sicht kritisch und sollte dringend überprüft werden. Insbesondere deshalb, weil regelmäßig die Möglichkeit besteht, die Produkte auf dem PC zu installieren und die Dateien dort zu speichern. Wer die Vorzüge der Mobilität nicht verlieren will, sollte dennoch überprüfen, ob nicht ein Notebook eine Alternative darstellt. Aus heutiger Sicht sind gute Alternativen für Unternehmen vorhanden, um Microsoft-Produkte offline zu verwenden.

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